Cómo organizar tus prospectos en una hoja de cálculo (paso a paso)
Una hoja de cálculo con nueve columnas basta como "CRM" de un networker. Nombre, WhatsApp, cómo lo conociste, estado, fecha del último contacto, próximo paso, fecha del próximo paso, notas y referido por. Usa una lista desplegable para el estado y resalta en color las filas cuyo próximo paso es hoy. Revísala cinco minutos al día.
La memoria no es un sistema. Cuando hablas con decenas de personas, es imposible recordar quién vio la presentación, quién pidió que le escribieras el viernes y quién dijo que no. Una hoja de cálculo resuelve eso gratis.
Este paso a paso funciona en Google Sheets (gratis y en el celular) o en Excel.
Las columnas que necesitas
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Saber con quién hablas |
| Escribirle con un toque | |
| Cómo lo conociste | Saber qué funciona: redes, referidos, grupos |
| Estado | En qué punto del proceso está |
| Último contacto | Cuándo le escribiste por última vez |
| Próximo paso | Qué toca hacer: invitar, enviar grabación, seguimiento |
| Fecha del próximo paso | Cuándo hacerlo |
| Notas | Lo que te contó: intereses, dudas, objeciones |
| Referido por | Si llegó a través de alguien de tu equipo |
No agregues más columnas al principio. Una lista sencilla se usa; una complicada se abandona.
Paso 1: define los estados
Usa siempre los mismos estados para poder filtrar:
- Contacto nuevo
- Invitado
- Vio la presentación
- Lo está pensando
- Cliente
- Socio
- No interesado
En Google Sheets, selecciona la columna Estado y usa Insertar → Menú desplegable para elegir el estado de una lista.
Paso 2: resalta lo que toca hoy
Selecciona las filas y usa Formato → Formato condicional con una fórmula personalizada como esta (si tu hoja está en español y la fecha del próximo paso está en la columna G):
=Y($G2<>"";$G2<=HOY())
Las filas cuyo próximo paso es hoy o ya pasó se pintan del color que elijas. Cada mañana sabes exactamente a quién escribir.
Paso 3: ordena y filtra
- Filtra por estado para ver, por ejemplo, solo a quienes lo están pensando.
- Ordena por fecha del próximo paso para empezar por lo más urgente.
- Usa la columna "Cómo lo conociste" para saber de dónde vienen tus mejores contactos.
Paso 4: conviértelo en hábito
Revisa la hoja cinco minutos al día, siempre a la misma hora. Después de cada conversación, actualiza el estado, el último contacto y el próximo paso. Si no lo anotas, no pasó.
Para saber qué escribir en cada momento, usa esta guía de seguimiento por WhatsApp con mensajes de ejemplo.
Hoja de cálculo o etiquetas de WhatsApp
Las etiquetas de WhatsApp Business sirven para ver rápido en qué estado está cada chat. La hoja de cálculo sirve para guardar notas, fechas y de dónde vino cada persona. Lo ideal es usar ambas: lee WhatsApp Business para networkers.
Cuida los datos de tus prospectos
- No compartas la hoja con personas que no la necesitan.
- Guarda solo lo necesario para dar seguimiento.
- Respeta a quien pide no ser contactado: márcalo como "No interesado" y no vuelvas a escribirle sobre el negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM y lo necesito como networker?
Un CRM es una herramienta para organizar contactos y seguimientos. Al empezar, una hoja de cálculo cumple la misma función gratis. Cuando tengas cientos de contactos activos puedes evaluar algo más completo.
¿Google Sheets o Excel?
Google Sheets es gratis, se usa bien desde el celular y se puede compartir con tu equipo. Excel funciona igual si ya lo usas.
¿Cada cuánto actualizo la lista?
Después de cada conversación y con una revisión diaria de cinco minutos. Una lista desactualizada es peor que no tenerla, porque te hace escribir a destiempo.
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